Version 1.5 · Stand: 08.11.2026
1. Geltungsbereich und Einordnung
Diese Übersicht beschreibt die wesentlichen Datenflüsse der jeweils freigeschalteten und genutzten MIDWIFELY-Funktionen. Sie gilt unabhängig von Tarif oder Testphase.
MIDWIFELY ist der Marken- und Produktname der Twofold GmbH. Diese Datenflussübersicht ergänzt den zwischen den Parteien geltenden AVV: Parteien, Geltung und Vertragsbestandteile und ist nach dessen Regelungen hinsichtlich der beschriebenen Auftragsverarbeitung Bestandteil des Vertrags. Bei Widersprüchen ist der AVV maßgeblich. Änderungen richten sich nach AVV: Unterauftragsverarbeiter sowie Änderungen und Schlussbestimmungen.
Die Verantwortlichkeiten, Weisungen und Berechtigungen regeln AVV: Parteien, Weisungen und Berechtigungen. Für die Rückgabe und Löschung von Praxisdaten gilt AVV: Rückgabe und Löschung.
Die ergänzenden Angaben in Abschnitt 7 dieser Übersicht betreffen Verarbeitungen in eigener Verantwortlichkeit von MIDWIFELY und erweitern den Gegenstand der Auftragsverarbeitung nicht.
2. Funktionen, Daten und Unterauftragsverarbeiter
Je nach Nutzung können insbesondere Stamm-, Kontakt-, Schwangerschafts-, Geburts-, Kinder-, Gesundheits-, Dokumentations-, Termin-, Leistungs-, Versicherungs- und Abrechnungsdaten sowie Nachrichten und hochgeladene Unterlagen verarbeitet werden.
| Funktion | Anbieter beziehungsweise Dienst | Verarbeitete Daten und Verarbeitungsweg | Verarbeitungsort |
|---|---|---|---|
| Hosting, Datenbank und Dokumentenspeicherung | Hetzner Online GmbH | Speicherung und Bereitstellung der in MIDWIFELY geführten Praxisdaten und Dokumente | Deutschland |
| Diktat | Google Cloud EMEA Limited (Irland), Speech-to-Text | Übermittlung von Audiodaten; Rückgabe des erkannten Textes | Festgelegte EU-Verarbeitungsstandorte |
| Texterkennung | Google Cloud EMEA Limited (Irland), Document AI | Übermittlung von Bildern oder Dokumenten; Rückgabe erkannter Texte und Erkennungsinformationen | Festgelegte EU-Verarbeitungsstandorte |
| Auswertung bestimmter Scans | Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg), Amazon Bedrock | Übermittlung erkannter Texte und zusätzlich erforderlicher Bilder oder Bildausschnitte; Rückgabe strukturierter Ergebnisse oder Vorschläge | Freigegebene Regionen des eingesetzten EU-Inferenzprofils |
| Textassistenz | Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg), Amazon Bedrock | Übermittlung aufgabenbezogener Texte und Kontextinformationen; Rückgabe von Entwürfen und Vorschlägen | Freigegebene Regionen des eingesetzten EU-Inferenzprofils |
| E-Mail-Versand | Resend | Verarbeitung benötigter Empfänger-, Absender-, Termin- und Nachrichtenangaben | Anbieterinfrastruktur; Drittlandverarbeitung möglich |
| Karten und Routing | Google Cloud EMEA Limited (Irland), Google Maps Platform | Verarbeitung erforderlicher Adress- und Routendaten | Anbieterinfrastruktur; Drittlandverarbeitung möglich |
Amazon Web Services EMEA SARL hat ihren Sitz unter 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Google Cloud EMEA Limited hat ihren Sitz unter 70 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland.
Die Übermittlung erfolgt jeweils zur Durchführung der genutzten Funktion. Bei Diktat-, Scan- und Assistenzfunktionen startet sie mit der Nutzung der jeweiligen Funktion. Es gibt keine kontinuierliche Aufzeichnung oder ein dauerhaftes Mithören.
Scan-Inhalte können beispielsweise Versichertenbestätigungen, Mutterpassseiten, Arztbriefe oder andere ausgewählte Unterlagen sein. Audio-, Bild- und Textinhalte können personenbezogene Angaben und Gesundheitsdaten enthalten. Eine vollständige Anonymisierung oder Pseudonymisierung ist je nach Funktion nicht möglich.
Für Karten- und Routingfunktionen werden Patientinnennamen, Akteninhalte und medizinische Angaben nicht benötigt.
Sicherungskopien werden nach dem geltenden Sicherungs- und Wiederherstellungskonzept erstellt und nach den vorgesehenen Löschfristen überschrieben oder gelöscht. Die verbindlichen Sicherheitsvorgaben stehen in AVV: Sicherheit, Datenminimierung und KI-Verarbeitung.
3. KI-Verarbeitungsorte und Speicherregeln
Die reguläre Verarbeitung der KI-Inhalte erfolgt an den festgelegten EU-Verarbeitungsstandorten. Amazon Bedrock kann Anfragen innerhalb der für das eingesetzte EU-Inferenzprofil freigegebenen Regionen verteilen. Die Verarbeitung ist daher nicht auf Deutschland beschränkt.
Zero Data Retention
Für die reguläre KI-Verarbeitung gilt Zero Data Retention: Übermittelte Audio-, Bild- und Textinhalte sowie die erzeugten Ergebnisse werden zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet und beim KI-Dienstleister im regulären Betrieb nicht über die Verarbeitung hinaus gespeichert.
Dies wird dienstbezogen wie folgt umgesetzt:
- Amazon Bedrock: Einsatz der zugelassenen Modelle und Verarbeitungswege mit festgelegter Zero-Data-Retention-Konfiguration und deaktivierter Modellaufruf-Protokollierung.
- Google Document AI: Online-Texterkennung mit Verarbeitung im Arbeitsspeicher ohne anschließende Speicherung der Dokumentinhalte auf Datenträgern.
- Google Speech-to-Text: Nutzung der festgelegten synchronen beziehungsweise Streaming-Verarbeitung ohne anschließende Speicherung der verarbeiteten Audio- und Transkriptionsinhalte.
Eng begrenzte Ausnahmen können insbesondere zur Missbrauchsprüfung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen gelten. Bei Amazon Bedrock können beispielsweise als mutmaßliches Missbrauchsmaterial erkannte Bildinhalte zur Prüfung gespeichert oder überprüft werden.
Technische Betriebs-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten, etwa Zeitpunkt, Umfang und Status einer Anfrage, unterliegen gesonderten Speicherregeln. Sie können ebenso wie Daten in den beschriebenen Ausnahmefällen außerhalb der EU verarbeitet werden. Für erforderliche Drittlandübermittlungen gelten AVV: Unterauftragsverarbeiter und Drittlandübermittlungen und Datenschutzerklärung: Empfänger und internationale Verarbeitung.
Von diesen Regeln zu unterscheiden ist die Speicherung von Dokumenten, Ergebnissen und Korrekturdaten innerhalb von MIDWIFELY nach Abschnitt 5 dieser Übersicht.
4. Zusammenarbeit und Datenaustausch zwischen Tätigkeitsbereichen
Praxis- und Patientinnendaten werden dem jeweiligen Tätigkeitsbereich zugeordnet. Zugriffe innerhalb einer Praxis richten sich nach den eingerichteten Rollen, Berechtigungen und Praxiseinstellungen.
Die Praxismitgliedschaft eröffnet keinen Zugriff auf die im eigenen Tätigkeitsbereich anderer Mitglieder geführten Patientinnen- und Behandlungsdaten. Die verbindlichen Berechtigungsregeln stehen in AVV: Vertraulichkeit und Berechtigungen.
Bei einer ausdrücklich eingeräumten Vertretung oder Mitbetreuung werden ausgewählte Akteninhalte der benannten externen Hebamme zugänglich. Ihre im freigegebenen Umfang erstellten Dokumentationseinträge werden für berechtigte Personen der Gastgeberpraxis sichtbar. Die Befugnisse zur Dokumentation, Leistungserfassung und eigenen Abrechnung sowie deren Grenzen regelt ebenfalls AVV: Vertraulichkeit und Berechtigungen.
Für die eigene Terminplanung können Belegtzeiten aus weiteren eigenen Tätigkeitsbereichen berücksichtigt werden. Dabei werden keine Patientinnenangaben, Termintitel oder weiteren inhaltlichen Angaben aus diesen Bereichen offengelegt. Daraus entsteht kein allgemeiner Zugriff anderer Praxismitglieder auf diese Tätigkeitsbereiche.
5. Gespeicherte Ergebnisse und Korrekturdaten
Dokumente, Transkriptionen, Dokumentationen und andere Ergebnisse, die innerhalb von MIDWIFELY gespeichert werden, gehören zu den Praxisdaten. Für sie gelten die Weisungen der Verantwortlichen und die Rückgabe- und Löschregeln nach AVV: Rückgabe und Löschung.
Bei bestimmten Assistenzfunktionen werden zusätzlich der erzeugte Vorschlag, die übernommene Fassung und vorgenommene Änderungen nutzerbezogen gespeichert. Dies dient im Auftrag der Verantwortlichen der Vorbereitung einer individuellen Anpassung der Assistenz.
Ungeprüfte Läufe werden nach 30 Tagen und sämtliche Läufe spätestens nach zwölf Monaten gelöscht. Eine frühere Löschung erfolgt mit dem zugehörigen Konto und, soweit verknüpft, mit der betreffenden Betreuten.
Temporäre Audio- und Bildkopien in den MIDWIFELY-Systemen werden nach der Verarbeitung grundsätzlich verworfen. Ausdrücklich gespeicherte Dokumente und Ergebnisse bleiben davon unberührt.
Die Zweckbindung und der Ausschluss eigener Werbung, Profilbildung und allgemeinen Modelltrainings sind in AVV: Sicherheit, Datenminimierung und KI-Verarbeitung geregelt.
6. Kommunikation und Kalenderverbindungen
E-Mail-Versand
Resend verarbeitet die für Konto-, Einladungs-, Termin- und gegebenenfalls Kontakt-E-Mails benötigten Daten. Dazu können Kontaktdaten, Terminangaben und von der Praxis verfasste Nachrichten gehören. Gesundheitsdaten sollen nicht unnötig in E-Mail-Inhalte aufgenommen werden.
Bei einem freigeschalteten elektronischen DTA-Versand kann Resend die verschlüsselte Nutzdatei, die Klartext-Auftragsdatei, den Betreff mit Absender-IK sowie zugehörige Absender- und Antwortdaten verarbeiten. Eine erfolgreiche Zustellung bedeutet keine Annahme der Abrechnung.
Kalenderverbindungen und Terminversand
Auf ausdrückliche Veranlassung werden Termindaten an eingerichtete Kalenderdienste übermittelt oder Termininformationen einschließlich Kalenderdateien per E-Mail versendet. Unterstützte Dienste können insbesondere Google Calendar, Microsoft-/Outlook-Kalender und Apple-Kalender sein.
Übermittelt werden können insbesondere die Initialen der Betreuten, Datum, Uhrzeit, Dauer und der erforderliche Terminort einschließlich einer Besuchsadresse.
Beim Verfügbarkeitsabgleich übernimmt MIDWIFELY grundsätzlich nur die benötigten belegten Zeiträume und den Ganztagsstatus. Zusätzlich mitgesendete Termininhalte werden vor deren Speicherung ausgesondert.
Schaltet eine Nutzerin für ihre eigene Kalenderverbindung ausdrücklich die Anzeige von Termintiteln ein, übernimmt MIDWIFELY zusätzlich die Titel der im verbundenen Kalender nicht als privat markierten Termine. Diese Titel sind nur für diese Nutzerin sichtbar und werden weder für die Online-Buchung noch für andere Praxismitglieder verwendet. Sie werden beim Ausschalten der Einstellung oder Trennen der Verbindung gelöscht. Orte, Beschreibungen und Teilnehmende werden auch dann nicht übernommen.
Die Praxis bestimmt Zielkonten und Empfänger. Die datenschutzrechtliche Rolle eines verbundenen Anbieters richtet sich nach seiner tatsächlichen Einbindung. Die Verantwortungsverteilung und die Bedeutung der Verbindungseinstellungen als Weisung regelt AVV: Weisungen und Pflichten der Verantwortlichen.
7. Weitere Dienste und eigene Verarbeitungen von MIDWIFELY
PostHog EU unterstützt Feature-Konfigurationen sowie Produkt-, Betriebs- und Kontoereignisse und optionale Analyse beziehungsweise Feedback-Umfragen. Datenumfang, technische Begrenzungen, Rechtsgrundlagen und Einwilligung beschreibt Datenschutzerklärung: Technisch erforderliche Speicherung und optionale Analyse.
Slack kann interne Betriebs- und Supportmeldungen erhalten. Patientinnen- oder Gesundheitsdaten sind für diese Meldungen nicht vorgesehen. Für Empfänger und internationale Verarbeitung gilt Datenschutzerklärung: Empfänger und internationale Verarbeitung.
Hugging Face kann Modellgewichte über einen von MIDWIFELY kontrollierten Proxy bereitstellen. Dabei werden keine Patientinnen- oder Praxisdaten übermittelt; der Dienst ist insoweit kein Unterauftragsverarbeiter für Praxisdaten.
Übermittlungen, die die Praxis selbst an Krankenkassen, Abrechnungsstellen, Steuerberatungen, Kommunikationspartner oder andere Empfänger veranlasst, erfolgen grundsätzlich in ihrer datenschutzrechtlichen Verantwortung.
Weitere Funktionen und neue Datenflüsse werden vor ihrem Einsatz datenschutzrechtlich bewertet und in den relevanten Informationen ergänzt. Für Änderungen der Auftragsverarbeitung gelten AVV: Unterauftragsverarbeiter sowie Änderungen und Schlussbestimmungen.
Fragen zur Datenverarbeitung: kontakt@midwifely.de