Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Status und Verhältnis zu den übrigen Dokumenten

Version 2.1 · 10.09.2026

MIDWIFELY bezeichnet in diesem AVV das von Twofold bereitgestellte Produkt und die zugehörigen Dienste. Vertragspartnerin und Auftragsverarbeiterin ist Twofold GmbH i.G.

Dies ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zwischen der jeweiligen Hebamme beziehungsweise Praxis als Verantwortlicher und Twofold als Auftragsverarbeiter für die Nutzung von MIDWIFELY.

Der AVV wird für die Nutzung von MIDWIFELY separat akzeptiert und ergänzt die jeweils geltenden Nutzungsbedingungen. Für die aktuelle kostenlose Testphase sind dies die Nutzungs- und Testphasenbedingungen. Für die Verarbeitung von Praxis-, Patientinnen- und Gesundheitsdaten geht dieser AVV entgegenstehenden Regelungen der Nutzungsbedingungen vor.

Die Verantwortliche bestätigt bei der Annahme dieses AVV, dass sie den AVV für die eigene Praxis oder im Namen der von ihr vertretenen Organisation abschließt und hierzu berechtigt ist.

Die Datenflussübersicht zum AVV erläutert die aktuell vorgesehenen Datenflüsse und Dienstleister. Sie ersetzt diesen AVV nicht. Bei Widersprüchen ist dieser AVV maßgeblich.

Diese Fassung gilt für die Verarbeitung im jeweils aktuellen Funktionsumfang von MIDWIFELY. Änderungen werden versioniert und, soweit erforderlich, erneut zur Zustimmung vorgelegt.

Dieser AVV gilt während der kostenlosen Testphase und einer später ausdrücklich vereinbarten kostenpflichtigen Nutzung desselben Kontos fort. Ein Wechsel des Tarifs beendet die Auftragsverarbeitung nicht. Maßgeblich ist jeweils der für das Konto freigeschaltete Funktionsumfang.

Fragen: kontakt@midwifely.de.

2. Parteien und Rollen

• Verantwortliche: die Hebamme beziehungsweise Praxis, die ein MIDWIFELY-Praxis-Konto nutzt, Patientinnen- oder Praxisdaten in MIDWIFELY verarbeitet und — sofern freigeschaltet — weitere Mitglieder derselben Praxis einlädt.
• Auftragsverarbeiter: die Twofold GmbH i.G., Betreiberin von MIDWIFELY, Alstertwiete 1A, 20099 Hamburg, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Kerber und Justin Miehle. Nach Eintragung in das Handelsregister werden die bestehenden Vertragsverhältnisse von der eingetragenen Twofold GmbH ohne inhaltliche Änderung fortgeführt; das Impressum wird anschließend um die Registerangaben ergänzt.

Bei einer Praxis oder sonstigen Organisation ist die jeweilige Praxis beziehungsweise Organisation Verantwortliche. Die registrierte Praxisleitung handelt für sie im Rahmen ihrer Vertretungsberechtigung und verwaltet Einladungen und Rollen. Eine einzelne Hebamme, die ein Konto ausschließlich für ihre eigene berufliche Tätigkeit nutzt, ist selbst Verantwortliche.

Twofold verarbeitet Konto-, Vertrags-, Sicherheits- und bestimmte Supportdaten teilweise als eigener Verantwortlicher. Dafür gilt die Datenschutzerklärung. Dieser AVV gilt ausschließlich für die Verarbeitung von Praxisdaten im Auftrag der Verantwortlichen.

3. Gegenstand und Dauer der Verarbeitung

Twofold stellt die webbasierte Praxissoftware MIDWIFELY bereit und verarbeitet dabei personenbezogene Daten im Auftrag der Verantwortlichen. Die Verarbeitung umfasst nur die Funktionen, die die Praxis nutzt und die für ihr Konto freigeschaltet sind.

Die Verarbeitung beginnt, sobald Praxisdaten in MIDWIFELY eingegeben, importiert oder anderweitig für die Praxis verarbeitet werden. Sie endet mit dem Ende der Auftragsverarbeitung und der Löschung oder Rückgabe der Praxisdaten nach Abschnitt 11, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

4. Art und Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Bereitstellung, Absicherung und Unterstützung der von der Praxis genutzten MIDWIFELY-Funktionen, insbesondere:

• Verwaltung von Kontakten, Schwangerschaften, Kindern und weiteren Praxisbeziehungen
• Termin- und Kalenderverwaltung einschließlich optionaler persönlicher Kalender-Synchronisierung
• Dokumentation von Betreuung, Leistungen und Praxisabläufen
• Vorbereitung von Rechnungen, Exporten und abrechnungsbezogenen Dokumenten
• Kursverwaltung und öffentliche, von der Praxis aktivierte Buchungs- oder Anfragefunktionen
• Speicherung, Anzeige, Sicherung, Export und Löschung der Praxisdaten
• technische Unterstützung, Fehleranalyse und Sicherheitsmaßnahmen
• Assistenzfunktionen wie Transkription, OCR, Textformatierung oder Vorschläge, sofern die Praxis die jeweilige Funktion nutzt

Eine Nutzung von Praxis-, Patientinnen- oder Gesundheitsdaten für eigene Werbung, Profilbildung oder das Training allgemeiner Modelle findet nicht statt.

5. Datenarten und Kategorien betroffener Personen

Je nach genutzter Funktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten und Kontaktdaten von Patientinnen, Angehörigen, betreuten Personen und sonstigen Kontakten
• Schwangerschafts-, Geburts-, Kinder-, Betreuungs- und Gesundheitsdaten, soweit die Praxis diese eingibt
• klinische Dokumentationen, Notizen, Leistungs- und Abrechnungsdaten
• Termine, Orte, Kursanmeldungen, Nachrichten- oder Anfrageinhalte, soweit die jeweilige Funktion genutzt wird
• Versicherungs-, Institutions- und Abrechnungsdaten, einschließlich IK und Kostenträgerangaben
• Praxis-, Rollen-, Benutzer- und Berechtigungsdaten, soweit sie der gemeinsamen Praxisverwaltung dienen
• technische Protokoll-, Import-, Export- und Sicherungsdaten, soweit sie Praxisdaten betreffen

Die Verarbeitung kann besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO umfassen, insbesondere Gesundheitsdaten. Twofold verarbeitet diese Daten nur im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen der Verantwortlichen.

Betroffene Personen können insbesondere Patientinnen, betreute Personen, Kinder, Angehörige, Kontaktpersonen, Praxisinhaberinnen, Praxisbeschäftigte und sonstige Personen sein, deren Daten die Praxis im Rahmen ihrer Tätigkeit verarbeitet.

6. Weisungen und Pflichten der Verantwortlichen

Die Verantwortliche bestimmt die Zwecke und Mittel der Verarbeitung gegenüber den betroffenen Personen und erteilt Twofold die erforderlichen dokumentierten Weisungen. Die Nutzung der vorgesehenen Benutzeroberfläche, der freigeschalteten Funktionen und der dafür vorgesehenen Schnittstellen gilt als Weisung im Rahmen dieses AVV. Dies umfasst auch individuelle Weisungen sowie Weisungen zu Übermittlungen personenbezogener Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation, soweit solche Übermittlungen vorgesehen sind.

Die Verantwortliche ist insbesondere dafür zuständig,

• eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung festzulegen und betroffene Personen zu informieren,
• die Richtigkeit und Rechtmäßigkeit der eingegebenen Daten sicherzustellen,
• Zugriffsrechte und Praxisrollen angemessen zu vergeben und regelmäßig zu prüfen,
• erforderliche Einwilligungen und sonstige Nachweise gegenüber betroffenen Personen zu dokumentieren,
• Patientinnen- und Gesundheitsdaten nur nach Annahme dieses AVV in MIDWIFELY zu verarbeiten,
• die Ergebnisse von Assistenzfunktionen vor ihrer Verwendung fachlich zu prüfen.

Auf Weisungen, die gegen Datenschutzrecht oder andere zwingende gesetzliche Vorgaben verstoßen, wird Twofold die Verantwortliche hinweisen. Bis zur Klärung darf Twofold die betroffene Verarbeitung aussetzen, soweit dies zumutbar und erforderlich ist.

7. Vertraulichkeit und Zugriff

Twofold verpflichtet die zur Verarbeitung befugten Mitarbeitenden und Dienstleister auf Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Zugriffe werden auf das für die jeweilige Aufgabe erforderliche Maß beschränkt.

Soweit im Rahmen der Leistungserbringung Berufsgeheimnisse betroffen sein können, verpflichtet Twofold die eingesetzten Personen und sonstigen Mitwirkenden im gesetzlich erforderlichen Umfang zur Verschwiegenheit. Zugriffe auf solche Informationen werden auf das für die Leistungserbringung erforderliche Maß beschränkt.

Mitglieder derselben Praxis können nach Einladung und im Umfang ihrer Rolle auf gemeinsame Praxisdaten zugreifen. Die Praxisleitung erteilt diese Weisung durch die Einladung und Verwaltung der Praxisrollen. Rechnungen, Zahlungen und andere rollenbeschränkt bereitgestellte Inhalte bleiben der jeweils zuständigen Leistungserbringerin zugeordnet.

8. Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister

Twofold darf weitere Auftragsverarbeiter nur nach Maßgabe von Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO einsetzen. Die nachfolgende Übersicht beschreibt die für den aktuellen Funktionsumfang relevanten Anbieter und Einsatzgrenzen:

• Hetzner Online GmbH: Hosting der Anwendung und Datenbank in Deutschland; gegebenenfalls Betrieb selbst gehosteter Sprach- und Bildverarbeitung in der MIDWIFELY-Umgebung.
• Resend: Versand von Transaktions-, Einladungs-, Termin- und gegebenenfalls Kontakt-E-Mails. Je nach genutzter Funktion können dabei Kontaktdaten, Terminangaben oder von der Praxis verfasste Nachrichteninhalte verarbeitet werden. Die Praxis soll Gesundheitsdaten nicht unnötig in E-Mail-Inhalte aufnehmen.
• OpenAI: einzelne textbasierte Assistenzfunktionen, nur wenn die Funktion genutzt und der entsprechende Dienst konfiguriert ist. Übermittelt werden nach Möglichkeit zuvor reduzierte oder pseudonymisierte Textinformationen. Eine Reduzierung ist keine vollständige Anonymisierung; je nach Inhalt können weiterhin Gesundheitsbezüge enthalten sein. Rohes Audio und Rohbilder werden für den bevorzugten Textpfad nicht übermittelt.
• Google Maps Platform: Adress- und Routendaten, soweit die Praxis eine entsprechende Karten- oder Routingfunktion nutzt. Patientinnennamen, Akteninhalte und medizinische Angaben werden für diesen Zweck nicht benötigt.

Hugging Face kann Modellgewichte über einen von MIDWIFELY kontrollierten Proxy bereitstellen. Dabei werden keine Patientinnen- oder Praxisdaten an Hugging Face übermittelt; der Dienst ist insoweit kein Unterauftragsverarbeiter für Praxisdaten.

Verbundene externe Dienste

Die optionale persönliche Kalender-Synchronisierung wird von der Verantwortlichen bewusst aktiviert und dient ausschließlich dem Abgleich von Belegt-/Frei-Zeiten sowie dem Erstellen technischer MIDWIFELY-Einträge ohne Patientinnenangaben. Hierfür können Google Calendar oder Microsoft Graph über eine von der Nutzerin autorisierte Verbindung sowie Apple-Kalender über einen abonnierbaren Webcal-Feed verwendet werden. Patientinnennamen, Adressen, Notizen und Gesundheitsdaten sollen nicht synchronisiert werden.

Die jeweils verbundene Kalenderplattform verarbeitet die dabei anfallenden Kalenderdaten nach ihren eigenen Vertrags- und Datenschutzbedingungen. Twofold setzt diese Plattformen nicht als allgemeine Unterauftragsverarbeiter für die laufende Speicherung der Praxisdaten ein; sie werden nur im Rahmen der von der Verantwortlichen aktivierten persönlichen Kalenderverbindung angesprochen. Die Verbindung kann in MIDWIFELY wieder getrennt werden.

Twofold informiert die Verantwortliche vor der erstmaligen Einbindung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters in geeigneter Form und so rechtzeitig, dass sie den beabsichtigten Einsatz prüfen kann. Die Verantwortliche kann innerhalb einer angemessenen Frist aus wichtigen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen. Bis zur Klärung übermittelt Twofold die betroffenen Daten nicht an den neuen oder geänderten Unterauftragsverarbeiter, soweit dies technisch zumutbar ist.

Bei einem Widerspruch prüfen die Parteien eine geeignete Alternative. Ist keine geeignete Alternative möglich, kann die betroffene Funktion oder Leistung beendet oder eingeschränkt werden; die Rechte der Verantwortlichen auf Rückgabe, Export und Löschung bleiben bestehen. Nur wenn eine vorherige Information aus konkreten Sicherheitsgründen nicht möglich ist, darf sie unverzüglich nachgeholt werden; Twofold teilt dabei den Grund für die nachträgliche Information mit.

Twofold verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf die für diesen AVV einschlägigen Datenschutzpflichten und bleibt gegenüber der Verantwortlichen für deren vertragsgemäße Erfüllung verantwortlich.

Soweit ein Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums eingesetzt wird, erfolgt eine Übermittlung nur bei Vorliegen der jeweils erforderlichen Garantien, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Standarddatenschutzklauseln und ergänzender Maßnahmen. Einzelheiten werden in der aktuellen Datenflussübersicht dokumentiert.

9. Technische und organisatorische Maßnahmen

Twofold trifft unter Berücksichtigung des Risikos geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• Mandantentrennung sowie rollen- und aufgabenbezogene Zugriffskontrollen
• Authentifizierung, Berechtigungsprüfung und Schutz der administrativen Zugänge
• Verschlüsselung der Übertragung in der Produktion und angemessener Schutz von Zugangsdaten und Dienstleisterzugängen
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge und Maßnahmen zur Erkennung von Missbrauch und Betriebsstörungen
• Datenminimierung bei Assistenzfunktionen; selbst gehostete Sprach- und Bildverarbeitung in Deutschland als Standardpfad, soweit konfiguriert
• keine stille Übermittlung von Roh-Audio oder Roh-Bildern an externe Cloud-Modelle im bevorzugten Verarbeitungsweg
• Verfahren für Sicherung, Wiederherstellung, Löschung und Umgang mit Sicherheitsvorfällen nach dem aktuellen Betriebsstand

Die Maßnahmen werden regelmäßig risikoorientiert weiterentwickelt. Eine bestimmte Zertifizierung, ein Audit oder eine bestimmte Verschlüsselung der Live-Datenbank wird mit diesem AVV nicht zugesichert, sofern dies nicht ausdrücklich in einem gesonderten Dokument vereinbart ist.

10. Unterstützung und Meldung von Sicherheitsvorfällen

Twofold unterstützt die Verantwortliche im zumutbaren und erforderlichen Umfang bei:

• der Bearbeitung von Anträgen betroffener Personen,
• der Bewertung und Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten,
• Datenschutz-Folgenabschätzungen und gegebenenfalls vorherigen Konsultationen,
• dem Nachweis geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Twofold informiert die Verantwortliche ohne unangemessene Verzögerung, sobald Twofold von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in der Auftragsverarbeitung Kenntnis erlangt. Die Verantwortliche bleibt für die gesetzlich erforderliche Bewertung und Meldung an Aufsichtsbehörden und betroffene Personen verantwortlich.

11. Rückgabe und Löschung

Nach Ende der Auftragsverarbeitung entscheidet die Verantwortliche, ob Twofold die in ihrem Auftrag verarbeiteten Praxisdaten zurückgibt oder löscht. Für die Anforderung beziehungsweise Durchführung der Rückgabe steht grundsätzlich ein Zeitraum von 30 Tagen nach Beendigung zur Verfügung, sofern die Parteien nichts anderes vereinbaren oder eine frühere Löschung verlangt wird.

Die Rückgabe erfolgt über den vorgesehenen Export. Soweit der Standardexport einzelne Daten oder Dateien nicht umfasst, stellt Twofold diese auf angemessene Anforderung ergänzend bereit, soweit dies technisch möglich und zumutbar ist. Nach Ablauf des Zeitraums löscht Twofold vorhandene aktive Kopien, sofern die Verantwortliche keine Rückgabe verlangt hat und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder dokumentierte Weisung zur weiteren Aufbewahrung entgegensteht. Sicherungskopien werden nach den geltenden Backup- und Löschfristen überschrieben oder gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

12. Nachweis und Audits

Twofold stellt der Verantwortlichen auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die erforderlich sind, um die Einhaltung dieses AVV und der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nachzuweisen. Die Verantwortliche darf angemessene Überprüfungen und — soweit erforderlich — Inspektionen durchführen oder durch eine beauftragte Prüfstelle durchführen lassen.

Audits sind mit angemessener Vorankündigung, während üblicher Geschäftszeiten und unter Wahrung der Sicherheit, Vertraulichkeit und Rechte anderer Kunden durchzuführen. Remote-Nachweise und aktuelle Dokumente sind vorrangig zu nutzen. Die Parteien stimmen Umfang und Kosten eines Vor-Ort-Audits vorher ab.

Bei konkreten Anhaltspunkten für eine erhebliche Datenschutzverletzung oder bei behördlichen Anforderungen werden Vorankündigung und Ablauf der Prüfung der Dringlichkeit angepasst. Die Abstimmung von Kosten darf erforderliche Prüfungen nicht verhindern oder unangemessen verzögern.

13. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht, soweit keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften entgegenstehen. Die Haftung und die allgemeinen Nutzungsbedingungen richten sich ergänzend nach den jeweils geltenden Nutzungsbedingungen; für die aktuelle Testphase sind dies die Nutzungs- und Testphasenbedingungen. Für die Auftragsverarbeitung geht dieser AVV vor.

Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen grundsätzlich der Textform, soweit gesetzlich keine strengere Form vorgeschrieben ist. Wesentliche Änderungen werden versioniert und der Verantwortlichen zur erneuten Zustimmung vorgelegt.